La conduite de projet (ou gestion de projet) demande la maîtrise de compétences et d’outils extrêmement variés. Son but est d’assurer le bon déroulement des opérations et le suivi des tâches tout au long du projet, depuis son initiation jusqu’à la réalisation de son objectif principal.
Les enjeux de la conduite de projet sont généralement la maîtrise des coûts et des délais inhérents au projet. Ils peuvent également englober divers paramètres tels que la satisfaction client ou la réalisation d’objectifs secondaires.
Découvrons quelques astuces pour gérer efficacement n’importe quel projet ainsi que les outils nécessaires pour y parvenir.
Mettre en place une gestion de projet efficace
Identifier l’objectif principal
Tout projet commence par l’identification d’un besoin. Votre objectif principal est la satisfaction de ce besoin. Dès lors que le but du projet est identifié, posez-vous toutes les questions qui vous viennent en tête le concernant. Que faut-il faire pour le réaliser ? Combien cela va-t-il coûter ? Combien de temps ou de ressources sont nécessaires pour mener ce projet à bien ?
Mettre en place l’équipe projet
Une équipe dédiée au projet doit être choisie au plus vite. Définissez le nombre de ressources rattachées à cette nouvelle mission et distribuez clairement les rôles de chacun. Si ce travail pour mettre en place l’équipe projet n’est pas effectué dès le départ, lors de la phase de planification, il risque d’en résulter de nombreux problèmes.
Identifier les contraintes temporelles et les coûts
En conduite de projet, la triple contrainte est la gestion de trois paramètres interdépendants : la réalisation des objectifs, le délai imparti et la maîtrise des coûts engendrés. Ses restrictions sont sans cesse remises en question au fil du projet et en garder la maîtrise est très important. Dressez une liste des contraintes temporelles et des coûts envisagés pour vous éviter toute mauvaise surprise.
Définir le planning projet
L’élaboration d’un planning est aussi une étape indispensable au bon déroulé de votre projet. Le planning assure le suivi des tâches à réaliser par l’ensemble des équipes mobilisées. Il facilite les échanges, fixe les délais et garantit au chef de projet une vision globale des tâches en cours. Négliger cette étape de préparation, c’est risquer de perdre par la suite un temps précieux.
Effectuer un suivi régulier pour une conduite de projet sereine
Prendre des décisions et confier les tâches à effectuer ne suffit pas ! Le chef de projet doit réaliser un suivi permanent du projet pour garantir son bon déroulé.
Si cette précaution n’évite pas les imprévus, elle assure une détection des problèmes rapide et renforce la confiance des équipes.
Mettre en place un plan de communication
La communication est un élément essentiel en gestion de projet. En marge du planning projet, il est donc parfois nécessaire de lui définir un planning spécifique. Ce plan de communication recense l’ensemble des actions à mettre en place en interne comme en externe tout au long des étapes du projet pour assurer la bonne circulation des informations.
Savoir s’adapter
Puisque l’imprévu est par définition impossible à anticiper, et malgré la mise en place des précautions vues plus haut, il vous faudra sûrement vous adapter à quelques difficultés au cours de votre projet. L’idéal est de ne pas perdre de vue vos objectifs principaux et de communiquer au maximum sur l’impact des changements avec les équipes concernées. Des évènements comme la crise du Coronavirus obligent les entreprises à se réorganiser et les projets en sont forcément impactés.
Les outils de conduite de projet
On vient de le voir, de très nombreux paramètres sont à prendre en compte lorsque l’on gère un projet. Répondre aux attentes, définir un plan d’action réaliste, garantir un contrôle qualité, optimiser les coûts et les ressources, gérer les surprises…
Afin d’optimiser votre temps et votre énergie, de multiples outils dédiés à la conduite de projet peuvent vous venir en aide.
Planification de projet
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Le diagramme de GANTT est un outil de gestion de projet visuel très efficace pour suivre l’avancée de vos tâches. Sous forme de tableau, il répertorie les actions à accomplir avec leurs dates de début et de fin. Le site Gantt.com vous explique comment construire un diagramme de Gantt et détaille les avantages de cette approche.
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Le diagramme de PERT, ou technique PERT, est une méthode américaine qui permet d’organiser vos tâches en réseau. Cette méthode se concentre sur les relations de dépendance qui existent entre les différentes actions de votre projet. Mettre en lumière ces connexions permettent aux divers acteurs du projet d’en avoir une vision plus globale.
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La structure WBS (Work Breakdown Structure) est une autre technique couramment utilisée pour la conduite de projet. Elle décompose les tâches à effectuer en niveaux hiérarchiques en employant la forme de l’organigramme (ou parfois d’une mind map). Cette méthode permet de visualiser d’un coup d’œil le projet dans sa totalité.
Gestion des équipes
Pour gérer la communication des équipes et faciliter le travail des managers, de nombreux outils « collaboratifs » sont désormais utilisés en entreprise. Un espace de travail commun virtuel est une bonne manière de s’adapter aux nouveaux modes de fonctionnements, au télétravail ou aux temps partagés.
Slack, Trello, Podio, MS Project… les logiciels de gestion de projet proposent tous des solutions différentes. Pour choisir posez-vous les bonnes questions : quelle est la durée du projet ? Combien d’équipes sont-elles amenées à travailler ensemble ?
Surtout n’oubliez pas, l’outil est là pour vous simplifier la tâche. Ne vous lancez pas dans l’utilisation d’un logiciel que vous ne maîtrisez pas et qui alourdira chaque process !
Vous voilà prévenus, la conduite de projet ça ne s’improvise pas ! Vérifiez que vous avez défini un objectif clair, que votre planning est réaliste et que chacun sait ce qu’il a à faire.
Attention cependant, résumer la gestion de projet à un choix de méthode ou d’outils est un peu réducteur.
En réalité pas de miracle, les projets complexes demandent un suivi détaillé et la prise en compte de nombreux imprévus. Sur du long terme, le relationnel et la communication seront alors très importants. Pour un jeune chef de projet, cela peut vite se révéler compliqué. Pour éviter de se réfugier dans un dirigisme froid et procédurier (suivi à la lettre du planning et des indicateurs), celui-ci ne devrait pas hésiter à faire appel à une aide extérieure plus expérimentée, et ce dès le lancement du projet !