Lorsque votre entreprise se lance dans de nouveaux projets, elle accepte que de nombreux changements interviennent dans son organisation. Ces bouleversements inévitables peuvent perturber les habitudes de travail des collaborateurs. Confrontés à des outils, méthodes ou process inédits, ces derniers ont parfois besoin d’un accompagnement au changement afin de gérer cette transition efficacement. Comment piloter ces changements ? Quels outils ou méthodologies mettre en place pour vous assurer un parcours réussi ? Bien que chaque entreprise et chaque changement soit unique, diverses approches de gestion du changement existent et peuvent vous aider.
Conduite du changement : quelques points importants
Il existe de nombreuses méthodes en ligne et de livres qui détaillent les étapes de la conduite du changement idéale. Au risque de vous surprendre, aucune ne vous garantira le succès. Il n’y a pas qu’une seule (et bonne) façon de mener les changements dont votre entreprise a besoin. En revanche il y a de très mauvaises manières de le faire :
Anticiper le changement
Ne pas anticiper les changements à venir est une grosse erreur. L’impact soudain du Coronavirus a fait comprendre à de nombreuses entreprises le besoin de prévoir pour éviter la crise. De même, la réussite de votre projet dépend grandement de cette capacité à devancer les inquiétudes de vos collaborateurs ou les résistances au changement qui pourraient survenir tout au long du process. Définissez les rôles de chacun en amont pour éviter l’éparpillement et analysez les risques ainsi que les blocages que vous pourriez rencontrer en cours de route.
Apprendre à bien communiquer
Il est nécessaire de mettre en place une communication interne fluide afin d’éviter la confusion et/ou le manque de motivation de vos collaborateurs lors de cette période de transition. Établissez des responsables et des chaînes d’information claires. Utilisez un langage uniforme, commun à toutes les équipes concernées par les changements en cours. Définissez des objectifs acceptés par vos employés et soyez à leur écoute.
Donner du sens au changement
Accompagner le changement, c’est également lui donner du sens. Cela peut sembler évident et pourtant, il est facile de perdre de vue ce qui faisait la base du projet. Quels évènements ou constats sont à l’origine de cette transformation ? Quelle valeur ajoutée apporte-t-elle à l’entreprise et à son développement ? Savoir communiquer les raisons et les vertus qui se rattachent à votre projet vous aidera énormément à le faire accepter par vos salariés.
Outils pour un accompagnement au changement réussis
Les outils de conduite du changement, comme tous autres outils, ne sont rien s’ils ne sont pas maîtrisés. Inutile de foncer télécharger dix applications recommandées par les professionnels du milieu, ou le dernier tableau de bord numérique disposant d’encore plus de fonctionnalités. Voici quelques pistes de réflexion pour organiser les étapes d’un changement serein avec les bons outils.
Cartographie des risques
L’analyse des risques, ou cartographie des risques porte bien son nom. Elle a pour but d’identifier tous les risques qui pourraient apparaître au fil de votre projet. Cette analyse permet de classer ces risques en degrés de probabilité et de gravité. S’il est important de prévoir les risques extérieurs, il ne faudra pas non plus négliger dans cette étude les freins internes (résistance possible des collaborateurs par exemple).
Études d’impacts : humains/organisationnels
Les études d’impact permettent d’identifier toutes les conséquences possibles du changement, que ce soit sur les projets en cours, sur les collaborateurs ou sur l’organisation globale de l’entreprise. On trouve de nombreux sites ou livres proposant des méthodologies d’analyse d’impact. (Diamant de Leavitt, modèles de Burke ou de Litwin, etc.)
Outils de pilotage et de suivi
L’accompagnement au changement demande une organisation et un pilotage constant. Un tableau de bord dédié et divers outils de gestion peuvent alors vous venir en aide. Choisissez un outil adapté aux moyens et à la taille de votre projet. Le diagramme de Gantt par exemple, peut faciliter le suivi du planning de toutes vos tâches, sans pourtant perdre la vision globale du projet. Afin de fixer vos objectifs, vous pouvez par exemple employer la méthode SMART. Cette méthode constituée de 5 variables vous permet d’évaluer la pertinence de votre projet.
Plan de communication
On l’a vu, la réussite du changement repose en grande partie sur une communication fluide et efficace. Définir un plan de communication semble loin d’être superflu et vous aidera à partir sur des bases saines. N’hésitez pas à exploiter tous les espaces de travail communs, qu’ils soient physiques ou numériques (Teams, Slack, l’intranet, etc.) pour transmettre les bonnes informations à qui de droit tout au long du process. Si le contexte l’autorise, pensez à rendre cette communication « fun » afin de motiver les troupes face au changement.
Coconstruire : place à la créativité
Communiquer ce n’est pas seulement diffuser vos informations, c’est également recueillir des retours, avis et les prendre en compte tout au long du processus de changement. Pourquoi ne pas mettre en place des ateliers participatifs ? Grâce au dialogue, certains problèmes pourraient trouver des solutions inattendues. En parallèle, ces ateliers peuvent servir à tester par petits groupes la viabilité des nouveautés que vous cherchez à instaurer. La créativité a toute sa place lorsque l’on cherche à mettre en place un vrai changement durable. Vous pouvez utiliser diverses méthodes, comme la méthode des six chapeaux, afin de faire émerger des idées originales.
L’accompagnement au changement et sa réussite dépendent grandement de vos capacités à anticiper et à gérer la situation de manière sereine.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, assurez-vous de créer une cohésion autour de votre projet grâce à une communication solide et à des outils fiables. En effet, il sera bien plus facile de mener à bien les transformations souhaitées avec l’implication de tous les acteurs de l’entreprise, et parfois, avec un appui extérieur bienvenu.